Elektronische Kassenführung

Oberfinanzdirektion Niedersachsen

Information für Unternehmen

zum Thema „Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung“

Fast alle Unternehmen, die Bargeld einnehmen, nutzen Registrierkassen oder PC-Kassensysteme. Der

Einsatz der Technik hat eine Reihe von betriebswirtschaftlichen Vorteilen, ist allerdings auch mit Pflichten

verbunden. Dieses Merkblatt soll Ihnen einen Überblick verschaffen, um häufige Fehlerquellen in

der Kassenbuchführung von vornherein zu vermeiden.

1. Was muss beim Einsatz von elektronischen Kassen (Registrier- oder PC-Kassen) aufgezeichnet

und aufbewahrt werden?

Grundsätzlich ist jede Einnahme und Ausgabe einzeln aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnung erfolgt bei

den alltäglichen Bargeschäften in der Regel mit einer Registrierkasse oder PC-Kasse, mit deren Hilfe

diese Einzelaufzeichnung praktikabel wird.

Wird eine elektronische Kasse geführt, müssen alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen,

während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren

• jederzeit verfügbar,

• unverzüglich lesbar und

• maschinell auswertbar

aufbewahrt werden.

Zudem müssen alle zum Verständnis der Einzeldaten erforderlichen Organisationsunterlagen (z. B.

Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitung etc.) vorgehalten werden.

Die Finanzverwaltung verlangt, dass die Kasseneinzeldaten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger

(z. B. CD, DVD, USB-Stick) zur Verfügung gestellt werden. Das Unternehmen muss also selbst

dafür sorgen, dass es die Einzeldaten mit allen Strukturinformationen in der Kasse nicht nur speichert,

sondern auch „herausholt“ und in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung stellt. Können

mit der elektronischen Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät gespeichert

werden, ist die Kasse umgehend mit Speichererweiterungen auszustatten. Sollte dies technisch unmöglich sein, sind die Daten auf einem externen Datenträger zu speichern. Der Unternehmerin/dem Unternehmer

obliegt der Nachweis, dass die Daten manipulationssicher, unverändert, vollständig und jederzeit

lesbar gespeichert werden. Ggf. ist hierfür die Hilfe eines IT-Dienstleisters erforderlich. Anfallende

Kosten trägt das Unternehmen. Die IT-Kassendienstleister werden auch über derzeitige und zu erwartende

technische Aufrüstungsmöglichkeiten informieren können.

2. Ausnahmeregelungen bei nicht aufrüstbaren Registrierkassen (nur für Prüfungszeiträume bis

zum 31. Dezember 2016)

Ist eine Aufrüstung der Registrierkasse nachweisbar technisch nicht möglich, darf die Kasse längstens

bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden (Härtefallregelung). In diesem Fall müssen mindestens

folgende Unterlagen aufbewahrt werden:

• alle zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere:

• Bedienungsanleitung

• Programmieranleitung

• alle Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a. Artikelpreise)

• Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. Ä.

• alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken

von Pro-forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten)

• alle mit Hilfe der Kasse erstellten Rechnungen

• alle Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. "Z-Nummer" zur

Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte) inklusive:

• Name des Geschäfts

• Datum

• Stornobuchungen (z. B. sog. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen)

• Retouren

• Entnahmen

• Zahlungswege (bar, Scheck und Kredit)

• alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der Registrierkasse

(z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte)

im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon

Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons nachweisbar sicherzustellen. Zusätzlich

ist es ratsam, alle weiteren Unterlagen und Daten aufzubewahren (z. B. GrandTotal-Speicher und

Journalrollen), um die Vollständigkeit der vorgelegten Tagesendsummenbons zu belegen. Weiter sollten

alle ungewöhnlichen Vorfälle protokolliert werden (z. B. Defekt der Registrierkasse etc.). Es wird empfohlen,

die „Alt-Kasse“ auch nach dem 1.1.2017 weiterhin aufzubewahren, weil diese wichtige Speicherungen

mit steuerlich relevanten Daten enthalten kann.

3. Anforderung an die Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und der Kassenausgaben ohne Einsatz

eines elektronischen Kassensystems („offene Ladenkasse“)

Grundsätzlich ist jedes einzelne Handelsgeschäft, also jede Betriebseinnahme und Betriebsausgabe, jede

Einlage und Entnahme mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls aufzuzeichnen. Zu erfassen

sind, soweit zumutbar, Inhalt des Geschäfts, Name, Firma und Adresse der Vertragspartnerin/des

Vertragspartners. Diese Verpflichtung besteht unabhängig von der Gewinnermittlungsart.

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung muss nur dann nicht erfüllt werden, soweit Sie nachweislich Waren

von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen

verkaufen. In diesem Fall müssen die Bareinnahmen anhand eines sog. Kassenberichts nachgewiesen

werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Für die

Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld

- unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes (z. B. Tresorgeld, Handkassen der Kellner, Wechselgeld,

Portokasse etc.) - täglich zu zählen. Der Kassenendbestand ist sodann rechnerisch um die Entnahmen

und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, sodass

sich die Tageseinnahme ergibt. Die Entnahmen, Einlagen und Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen.

Nur ein in solcher Weise erstellter Kassenbericht ist zulässig. Ein mit Standardsoftware (z. B.

Office-Programme) erstellter Tageskassenbericht ist nicht gegen nachträgliche Änderungen geschützt

und entspricht somit nicht den Vorschriften. Darüber hinaus sollten Sie die Ermittlung des Geldbestandes

am Ende des Tages durch ein sog. Zählprotokoll nachweisen. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig.

Werden Einnahmen an verschiedenen Orten oder mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen erzielt,

ist jeweils eine gesonderte offene Ladenkasse zu führen.

4. Folgen von Mängeln

Ist die Kassenführung nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen.

Sofern die Finanzbehörde darüber hinaus durch Schlüssigkeitsverprobungen Umsatzdifferenzen oder

andere Auffälligkeiten feststellt, die nicht aufgeklärt werden können, folgt daraus regelmäßig auch ein

Steuerstrafverfahren.

Es ist bekannt, dass Kassenvertriebsunternehmen teilweise mit Unterstützung bei Manipulationen an

Registrierkassen werben. Gelegentlich ist es z. B. vorgekommen, dass IT-Kassendienstleister unmittelbar

vor dem Auslesen von Kassen bei einer Prüfung Speicherinhalte oder Daten gelöscht bzw. programmierte

Manipulationen wieder ausgeschaltet haben. Solche Eingriffe können eine Strafbarkeit wegen

Urkundenunterdrückung oder Steuerhinterziehung/Beihilfe zur Steuerhinterziehung für Sie und den ITKassendienstleister

nach sich ziehen.

Weitere Informationen finden Sie in dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26. November

2010 „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“ sowie in den Schreiben vom 14. November

2014 „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen

und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ und „Ergänzende Informationen

zur Datenträgerüberlassung“ (siehe http://www.bundesfinanzministerium.de).

Für Rückfragen stehen Kassen-Ansprechpartner/-innen bei den Betriebsprüfungsstellen der niedersächsischen

Finanzämter zur Verfügung.